Inkassovarsel – krav, frister og gratis mal

Hva er et inkassovarsel?

Et inkassovarsel er et formelt varsel til skyldner om at et ubetalt krav vil bli sendt til inkasso dersom betaling ikke mottas innen en angitt frist. Inkassovarselet er regulert av inkassoloven § 9 og er et obligatorisk steg før du kan iverksette inkassotiltak – enten det er egeninkasso eller bruk av eksternt inkassobyrå.

Varselet er altså ikke bare en påminnelse, men et juridisk dokument som gir skyldner en siste mulighet til å gjøre opp kravet før det eskaleres. Uten gyldig inkassovarsel kan du ikke lovlig gå videre med inkassoprosessen.

Når kan du sende inkassovarsel?

Du kan sende inkassovarsel på to måter, avhengig av om du ønsker å kreve purregebyr først:

Alternativ 1: Uten forutgående purring

Du kan sende inkassovarsel allerede dagen etter forfallsdato. I dette tilfellet kan du ikke kreve purregebyr, men du kan kreve inkassovarselgebyr på kr 35 forutsatt at det har gått minst 14 dager siden forfallsdato.

Alternativ 2: Etter purring

Sender du en purring med 14 dagers betalingsfrist etter forfallsdato, kan du sende inkassovarsel etter at purringens betalingsfrist har utløpt. Da kan du kreve både purregebyr (kr 35) og inkassovarselgebyr (kr 35), totalt kr 70 i gebyrer.

Anbefaling: Send alltid en vennlig betalingspåminnelse før inkassovarselet. Mange ubetalte fakturaer skyldes enkle forglemmelser, og en påminnelse løser ofte saken uten at du trenger å eskalere.

Krav til innhold

Inkassoloven stiller klare krav til hva et inkassovarsel må inneholde. Mangler ett eller flere av disse elementene, er varselet ugyldig:

• Varselet må være tydelig merket med «Inkassovarsel» eller «Varsel om inkasso»
• Skyldners navn og adresse
• Kreditors (din) bedrifts navn og organisasjonsnummer
• Fakturanummer og opprinnelig fakturadato
• Opprinnelig kravbeløp og eventuelle påløpte gebyrer og renter
• Totalbeløp som skal betales
• Betalingsfrist på minst 14 dager
• Kontonummer for innbetaling
• Tydelig varsel om at saken vil bli oversendt til inkasso dersom betaling uteblir

Gebyr og betalingsfrist

Du kan kreve et gebyr på kr 35 for inkassovarselet. Dette forutsetter at det har gått minst 14 dager siden forrige krav (enten forfallsdato eller purringens betalingsfrist).

Betalingsfristen i inkassovarselet skal være minst 14 dager fra varselet sendes. Du kan gi lengre frist, men aldri kortere enn 14 dager. Fristen regnes fra den dagen varselet sendes – ikke fra den dagen skyldner mottar det.

I tillegg til gebyret kan du kreve forsinkelsesrente etter forsinkelsesrenteloven. Gjeldende sats er 12,50 % p.a. og begynner å løpe fra dagen etter den opprinnelige forfallsdatoen.

Mal og eksempel

Et korrekt inkassovarsel bør inneholde følgende elementer. Her er en oversikt over hva du bør inkludere:

Invoyo genererer inkassovarsler automatisk med alt påkrevd innhold når du bruker purring- og inkassofunksjonen. Du trenger ikke å bekymre deg for formkrav eller beregning av renter og gebyrer.

Forskjellen mellom purring og inkassovarsel

Mange forveksler purring og inkassovarsel, men det er viktige juridiske forskjeller:

Kort sagt: en purring er en vennlig påminnelse, mens et inkassovarsel er et formelt juridisk steg som åpner for videre inkassotiltak. Inkassovarselet er det som gir deg rett til å gå videre med betalingsoppfordring og eventuelt rettslig inndriving.