Automatisert fakturering – spar tid og reduser feil

Hva er automatisert fakturering?

Automatisert fakturering innebærer at hele eller deler av faktureringsprosessen håndteres av programvare i stedet for manuelt. I stedet for å opprette, sende og følge opp fakturaer for hånd, setter du opp regler og maler som systemet følger automatisk.

For en typisk norsk bedrift kan dette bety at fakturaer opprettes automatisk basert på en ordre, sendes til riktig mottaker via e-post, EHF eller Vipps, og at purringer sendes automatisk ved forsinket betaling. Alt uten at noen trenger å løfte en finger.

Automatisert fakturering handler ikke bare om å spare tid – det handler om å bygge en robust og pålitelig prosess som sikrer at bedriften din får betalt til rett tid, hver gang.

Fordeler med automatisert fakturering

Bedrifter som automatiserer faktureringen opplever typisk følgende forbedringer:

Tidsbesparelse

Den mest åpenbare fordelen er at du sparer tid. Manuell fakturering – å opprette fakturaer, fylle inn kundedata, beregne MVA, sende på e-post og følge opp betaling – tar typisk 10–15 minutter per faktura. Med automatisering kan denne prosessen reduseres til sekunder. For en bedrift som sender 50 fakturaer i måneden betyr det 8–12 timer spart – tid som kan brukes på verdiskapende aktiviteter.

Færre feil

Manuell dataregistrering fører uunngåelig til feil – feil beløp, feil MVA-sats, feil kundeadresse. Studier viser at 3–5 % av manuelt opprettede fakturaer inneholder feil som må korrigeres i etterkant. Automatisering eliminerer denne feilkilden ved å hente data direkte fra kildesystemer.

Raskere betaling

Fakturaer som sendes raskere, betales raskere. Når faktureringen skjer automatisk umiddelbart etter levering, starter betalingsfristen tidligere. I tillegg gjør automatiske purringer at forsinkede betalinger følges opp konsekvent – uten at noen glemmer det.

Bedre kontantstrøm

Kombinasjonen av raskere fakturering, færre feil og konsekvent oppfølging gir bedre forutsigbarhet i kontantstrømmen. Du vet at fakturaer sendes til rett tid, at de er korrekte, og at forsinkede betalere følges opp. Dette reduserer usikkerheten og gjør det enklere å planlegge likviditeten.

Hva kan automatiseres?

Faktureringsprosessen består av flere steg, og de fleste kan automatiseres helt eller delvis:

1. Oppretting av faktura: Basert på ordrer, kontrakter, timeregistrering eller abonnementer. Systemet genererer fakturaen med riktig kunde, produktlinjer, priser og MVA.
2. Utsendelse: Automatisk sending via e-post, EHF (elektronisk faktura via Peppol) eller eFaktura til nettbank. Mottaker får fakturaen i sin foretrukne kanal.
3. Purring og påminnelser: Automatiske betalingspåminnelser sendes på forhåndsdefinerte tidspunkter – for eksempel 3 dager før forfall, på forfallsdato, og 7 og 14 dager etter forfall.
4. Betalingsmatching: Innbetalinger kobles automatisk til riktig faktura basert på KID-nummer eller OCR. Fakturaer merkes som betalt uten manuell innsats.
5. Regnskapssynkronisering: Fakturadata synkroniseres automatisk til regnskapssystemet, slik at bokføringen alltid er oppdatert.

Manuell vs. semi-automatisk vs. helautomatisk

Ikke alle bedrifter trenger full automatisering fra dag én. Her er en oversikt over de tre nivåene og hva som kjennetegner dem:

Integrasjon med regnskapssystemer

En av de viktigste fordelene med automatisert fakturering er sømløs integrasjon med regnskapssystemet. Dette sikrer at alle transaksjoner bokføres korrekt uten manuell dobbeltregistrering. De tre mest brukte regnskapssystemene for norske SMB-er har alle gode integrasjonsmuligheter:

Tripletex

Norges mest brukte skybaserte regnskapssystem for SMB. Tripletex har et åpent API som gjør det mulig å synkronisere fakturadata i sanntid. Når en faktura opprettes eller betales, oppdateres regnskapet automatisk. Invoyo har ferdig integrasjon med Tripletex som kan settes opp på minutter.

Fiken

Populært blant enkeltpersonforetak og mindre bedrifter. Fiken tilbyr et API for faktura- og betalingsdata. Integrasjonen sikrer at alle fakturaer og innbetalinger synkroniseres automatisk, slik at regnskapet alltid er oppdatert.

PowerOffice GO

Et robust skybasert regnskapssystem som brukes av mange regnskapsbyråer og mellomstore bedrifter. PowerOffice har et godt dokumentert API og støtter automatisk synkronisering av kundedata, fakturaer og betalinger.

Tips: Velg et faktureringssystem som allerede har ferdig integrasjon med ditt regnskapssystem. Å bygge egne integrasjoner er kostbart og tidkrevende å vedlikeholde.

Gjentakende fakturering for abonnementer

Stadig flere norske bedrifter går over til abonnementsmodeller – enten det er programvare, vedlikeholdsavtaler, leie eller løpende tjenester. Gjentakende fakturering er en sentral del av automatisert fakturering som håndterer dette effektivt.

Med gjentakende fakturering setter du opp en faktura én gang og definerer intervallet – månedlig, kvartalsvis eller årlig. Systemet oppretter og sender fakturaen automatisk ved hver periode. Du kan også sette opp:

• Automatisk prisjustering basert på indeks (f.eks. KPI)
• Prøveperioder med automatisk overgang til betalt abonnement
• Automatisk oppgradering/nedgradering basert på forbruk
• Automatisk avslutning og sluttfaktura ved oppsigelse

Sjekkliste for å komme i gang

Klar for å automatisere faktureringen? Her er en trinn-for-trinn sjekkliste:

1. Kartlegg nåsituasjonen: Hvor mange fakturaer sender du per måned? Hvor lang tid bruker du? Hvor mange feil oppstår? Dette gir deg et utgangspunkt for å måle forbedring.
2. Definer fakturamalene: Sett opp standardmaler for de vanligste fakturatypene. Inkluder alle lovpålagte felt (se vår guide om fakturakrav i Norge), betalingsinformasjon og firmaets visuelle profil.
3. Importer kunderegisteret: Sørg for at kundedatabasen er oppdatert med korrekt navn, adresse, organisasjonsnummer og kontaktinformasjon. De fleste systemer støtter import via CSV eller API.
4. Koble til regnskapssystemet: Sett opp integrasjonen med Tripletex, Fiken eller PowerOffice GO slik at fakturadata synkroniseres automatisk.
5. Konfigurer purrerutiner: Bestem når og hvordan du vil sende påminnelser – for eksempel en vennlig påminnelse 3 dager før forfall, og purring 7 og 14 dager etter forfall.
6. Sett opp betalingsmatching: Aktiver automatisk KID-basert betalingsmatching slik at fakturaer merkes som betalt automatisk når pengene kommer inn.
7. Test med en liten gruppe: Kjør automatiseringen for en begrenset gruppe kunder først. Verifiser at alt fungerer som forventet før du ruller ut for alle.
8. Evaluer og optimaliser: Etter 2–4 uker, gjennomgå resultatene. Sammenlign tid brukt, feilrate og betalingshastighet med utgangspunktet ditt.

De fleste bedrifter ser tydelige resultater allerede etter første måned med automatisert fakturering. Start enkelt – du trenger ikke automatisere alt på en gang.